Электронная почта стала настолько неотъемлемой частью офисной жизни, что это уже превращается в проблему. Интенсивное использование email по любому поводу угрожает эффективности труда, не говоря уже о постоянном стрессе.
Чрезмерное использование электронной почты вызывает серьезную озабоченность специалистов. Недавно аналитическая компания Gartner даже подготовила специальный документ с рекомендациями . Эксперты настоятельно рекомендуют перевести почтовый трафик в системы, более подходящие для коллективной работы: например, корпоративные порталы, коллективные блоги и т.д, что должно повысить общий уровень .
Электронная почта является отличным инструментом, ее достоинства можно не перечислять. Многие из нас уже не представляют, как без нее обходиться. Но иногда сотрудники явно злоупотребляют общением по email, игнорируя вербальные коммуникации. Например, некоторые менеджеры предпочитают отправлять в письменном виде даже мелкие критические замечания своим коллегам или подчиненным. А ведь делать это ни в коем случае нельзя, потому что многократно усиливается негативная эмоциональная реакция. Как результат - возникает проблема на пустом месте.
Кроме того, злоупотребление электронной почтой вызывает и многие другие проблемы: потеря рабочего времени из-за личных разговоров на не связанные с работой темы и (массовая рассылка писем с какой-нибудь якобы ссылкой или текстом), проблемы взаимопонимания, проблемы безопасности и т.д.
Что хуже всего, электронная почта может вызывать болезненную зависимость. Тогда люди начинают отправлять почтовые сообщения соседям по комнате и вообще используют email по любому поводу. Это очень сильно снижает эффективность труда, потому что два сотрудника могут весь день беседовать по электронной почте, а начальник будет в полной уверенности, что они занимаются полезным делом, потому что очень интенсивно стучат по клавишам.
Чтобы бороться с негативными последствиями чрезмерного использования email, некоторые западные компании пытаются культивировать внутри фирмы вербальные коммуникации. Ведь традиционные способы общения имеют ряд очевидных преимуществ перед электронной почтой: с помощью интонации передаются дополнительные оттенки смысла, так что в процессе разговора люди значительно лучше понимают друг друга, чем во время общения по email. Именно такое общение является привычным для человека, и поэтому оно осуществляется более эффективно, чем набор текста на клавиатуре. Вместо использования электронной почты внутри компании предлагается встать со стула и подойти к коллеге в соседнюю комнату или позвонить по телефону.
Более того, в календаре резервируются специальные дни, , когда запускать почтовый клиент запрещено всем без исключения сотрудникам фирмы. Такая экстренная мера помогает избавиться от зависимости и улучшить психологической состояние сотрудников. Это чем-то напоминает массовые отключения горячей воды в городах - единственное время в году, когда люди начинают ходить друг к другу в гости, знакомятся семьями и вспоминают друзей, которых не видели уже целый год.
текст: Анатолий Ализар